Как Yandex Tracker автоматизирует HR‑процессы

Tracker помогает командам HR‑специалистов настроить работу внутри отдела, с коллегами из других подразделений и с кандидатами на вакансии. Рассказываем на примерах, как организовать работу отдела кадров и выстроить HR‑процессы.

Yandex Tracker работает с самыми разными HR‑процессами, среди которых — сбор заявок на наём персонала и откликов от соискателей, обучение и адаптация новичков, согласование планов и аттестация сотрудников, постановка задач и отправка уведомлений коллегам.

Сегодня мы поговорим о создании в Tracker очередей и их дополнительных настройках, а также подготовили несколько советов — следуйте им и вы сможете эффективно работать с кандидатами и сотрудниками компании.

Организуем работу сотрудников: очереди, воркфлоу и разграничение доступов

Чтобы управлять процессами, настройте очереди. Очередь — базовый инструмент для организации работы с задачами.

Совет № 1

Очередь в Tracker — это список задач одной тематики. Чтобы легко ориентироваться в очередях и быстро находить задачи, название очереди должно быть удобным и очевидным, например: «Заявки на подбор персонала», «Анкеты кандидатов», «Аттестация».

Пример очередей в Tracker

В Tracker есть шаблоны очередей, просто выберите подходящий.

Шаблоны очередей

Шаблоны содержат воркфлоу — жизненный цикл задачи, каждая из которых имеет серию статусов: «Открыт», «В работе», «Требуется информация», «Закрыт».

Совет № 2

Благодаря воркфлоу, который можно отредактировать под свои запросы, легко выстроить процесс согласования задач с коллегами. В статье Возможности визуального редактора процессов Yandex Tracker мы рассказывали, как с помощью визуального редактора воркфлоу можно создавать сценарии работы с задачами и алгоритмы их автоматизации.

Пример базового воркфлоу

Yandex Tracker для HR‑команд

Используйте сервис для управления кадровыми процессами в компании.

Над каждой задачей могут работать несколько человек — нужно просто менять исполнителя или добавлять наблюдателей. Бывает, что требуется разграничить доступ к информации. Это настраивается в очереди, а также для каждого сотрудника можно создать персональную очередь. Также можно настроить рабочий процесс так, чтобы определённые задачи автоматически попадали в очередь к конкретному сотруднику.

Настройки доступа

Подключаем Yandex Forms и собираем заявки от коллег

Очереди для приёма заявок на размещение вакансии и распределение задач по сотрудникам мы настроили. Перейдём к сбору различных заявок.

Предложите коллегам подавать заявки, например, на подбор персонала, через Yandex Forms, где предусмотрены вопросы для составления текста вакансии. Заявка сразу поступит в очередь к специалисту.

Анкету в Yandex Forms могут заполнить все, у кого есть ссылка и права доступа.

Чтобы создать форму, выберите в конструкторе шаблон.

Продумайте вопросы, подходящие для описания вакансии.

Примеры вопросов для описания вакансии

Настройте доступ только для сотрудников организации.

Выберите, кто сможет заполнять форму

Настройте интеграцию Yandex Forms с Yandex Tracker, чтобы анкеты попадали в определённую очередь — например, «Заявки на подбор персонала». Подробнее про интеграции формы вы можете прочитать в документации.

Отправьте коллегам ссылку на анкету. Когда они создадут заявку, в очереди «Заявки на подбор персонала» появится новая задача.

Пример созданной задачи

Шаблонов в Yandex Forms много, можно настроить подходящие для сбора заявок на все случаи: подбор персонала, обучение, отпуск, оформление больничного, командировку, перевод, увольнение. В итоге однотипные заявки будут храниться вместе, вам легко будет найти нужные и отслеживать статусы.

Совет № 3

Задачи из очереди можно разделить на группы: например, «Новые сотрудники» и «Ежегодное повышение квалификации» в очереди «Обучение». Удобно распределять очереди по сотрудникам HR‑отдела: так у вас будет ответственный за каждое направление.

Собираем отклики кандидатов

С помощью Yandex Forms можно собирать и отклики на вакансии. Создайте очередь для этого и настройте интеграцию с Yandex Forms. Все заявки из анкет будут попадать в очередь автоматически.

Совет № 4

Составьте воркфлоу, например: «Собеседование», «Тестовое», «Принят». Подходящие для вашей организации статусы помогут вести процесс согласования кандидата. Переводите задачу на коллегу, от которого ждёте решения по кандидату, и следите за сменой статуса в задаче.

Воркфлоу для обработки поданных заявок

Настройте Доску задач, где будете отслеживать появление заявок и статусы задач.

Если хотите, чтобы кандидату отправлялся автоматический ответ на заявку, подключите почтовый ящик к очереди.

Упрощаем процесс оформления и адаптации нового сотрудника

Работа с Tracker не прекращается после найма нового специалиста. С помощью инструмента можно вести и карточки сотрудников — просто создайте очередь для каждого нанятого специалиста. К очереди можно привязать задачи и хранить любые данные: сканы документов, доступы, список выданного оборудования, график отпусков, результаты аттестаций.

Чтобы ограничить доступ к конфиденциальной информации, дайте в настройках разрешение на просмотр и редактирование карточки, например, только специалисту по ведению личных дел.

Можно настроить автоматическое создание карточки, когда задача в очереди «Подбор персонала» будет в статусе «Принят». Для этого настройте триггер с помощью действия с типом «HTTP-запрос». Подобные триггеры создавайте для любых событий.

Можно добавить автоматическое формирование чек‑листа в задаче. Например, для статуса «Испытательный срок» — чек‑лист со списком документов о процессах в компании.

Ещё один пример триггера — завершение всех пунктов чек‑листа: статус задачи изменится, HR‑специалист получит уведомление.

Совет № 5

Чтобы отслеживать завершение испытательного срока, используйте автодействие. Его можно настроить для всех задач, где статус меняется на «Испытательный срок завершён». В результате ежедневного мониторинга система будет находить соответствующие задачи и отправлять сообщения руководителю для обратной связи, а HR‑специалисту — для информации.

Настройка автодействия

Проводим обучение и аттестацию

С помощью Yandex Forms можно собирать заявки на обучение, а воркфлоу поможет настроить в очередях процесс согласования заявок с руководством.

Совет № 6

Список курсов для обучения можно вести в задаче в одной из очередей в Tracker. Материалы для аттестации — на Yandex Wiki. Wiki — это база знаний организации.

Обратную связь от коллег тоже собирайте через Yandex Forms — выберите шаблон со шкалой оценки.

Какие ещё HR‑процессы можно автоматизировать в Yandex Tracker

В Tracker можно настроить автоматизацию всех процессов, в которых задействованы HR‑специалисты:

Наём персонала
  • Общение с кандидатами по электронной почте из Tracker.

  • Настройка SLA.

  • Процесс согласования кандидатов.

Адаптация
  • Задачи на испытательный срок.

  • Сбор обратной связи по завершении испытательного срока.

Оформление и выход нового сотрудника
  • Заведение личной карточки сотрудника.

  • Настройка задач для выдачи доступов и оборудования.

  • Контроль прохождения испытательного срока.

Обучение и аттестация
  • Сбор заявок на обучение.

  • Согласование заявок с руководителем.

  • Тестирование и аттестация.

  • Хранение обучающих материалов, описания доступных курсов.

  • Создание корпоративной базы знаний.

  • Сбор обратной связи от коллег.

Оформление кадровых документов
  • Согласование и оформление отпусков, командировок, ротаций и увольнений.

Настраивайте интеграцию Yandex Tracker с Yandex Forms и Yandex Wiki и вы сможете собирать обратную связь, оценивать качество взаимодействия со специалистами HR, а также организовать и автоматизировать кадровые процессы.

Узнайте больше о том, как работать HR‑специалистам с Yandex Tracker:

Напишите нам

Начать пользоваться Yandex Cloud

Тарифы

Узнать цены и рассчитать стоимость

Мероприятия

Календарь событий Yandex Cloud
Как Yandex Tracker автоматизирует HR‑процессы
Войдите, чтобы сохранить пост