Создать задачу из почты
В Tracker можно создавать задачи из писем, отправленных на почтовый адрес очереди, и вести переписку с внешними пользователями со страницы задачи. Например, это полезно, чтобы регистрировать обращения пользователей в службу поддержки.
По умолчанию настраивать очередь может только ее владелец. Чтобы настроить интеграцию с почтой, потребуется специальный почтовый адрес. Можно использовать несколько адресов, чтобы создавать задачи разных типов или с разными компонентами.
Интеграция с почтой в Tracker отличается для организаций в Yandex Cloud и Яндекс 360 для бизнеса.
В организации Yandex Cloud в качестве почтового адреса очереди можно использовать адрес, созданный на любом почтовом сервере. Единственное условие — адрес должен использоваться только для задач очереди.
В организации Яндекс 360 для бизнеса в качестве почтового адреса очереди можно использовать:
- Адрес, созданный на любом почтовом сервере — должен быть новым и использоваться только для задач очереди.
- Адрес на домене организации — должен использоваться только для создания задач, комментариев и в качестве обратного адреса при отправке писем внешним пользователям. В него нельзя войти как в обычный почтовый ящик, просмотреть или отправить письма.
-
На любом почтовом сервере заведите почтовый адрес для очереди. Все письма, которые поступят на этот адрес, станут задачами в очереди.
-
На панели слева нажмите
Очереди и выберите очередь. -
В правом верхнем углу нажмите
Настройки очереди. -
Выберите Почтовые ящики.
-
Нажмите Настроить почту.
-
Настройте почтовый ящик для получения писем:
- В разделе Почта для получения писем, в поле Почта, укажите почтовый адрес, который вы завели на шаге 1, вместе с доменом, например,
login@yandex.ru
. Поле Логин заполнится автоматически. - В поле Пароль укажите пароль для почтового адреса. Если выбранный почтовый сервер позволяет контролировать доступ к почтовому ящику с помощью пароля приложения, укажите в этом поле пароль приложения для почтовых клиентов. Узнать больше о паролях приложений в документации Яндекс ID.
- Укажите Адрес IMAP-сервера и Порт почтового сервера — это необходимо для сбора писем. Узнать эти данные можно в параметрах учетной записи почты.
- Чтобы включить шифрование с помощью протокола SSL, активируйте опцию Защищенное соединение (SSL).
- Если требуется обрабатывать письма не только от сотрудников организации, но и от внешних пользователей, активируйте настройку Принимать письма не только от сотрудников организации.
- Проверьте созданное подключение.
- В разделе Почта для получения писем, в поле Почта, укажите почтовый адрес, который вы завели на шаге 1, вместе с доменом, например,
-
Укажите параметры, с которыми будут создаваться задачи из почты: тип задачи и компоненты.
-
Если вы хотите, чтобы комментарии из задачи также отправлялись в виде писем, настройте почтовый ящик для отправки писем:
- В разделе Почта для отправки ответов нажмите Добавить адрес.
- В поле Логин укажите почту, с которой будут отправляться письма — комментарии из задачи, например,
login@yandex.ru
. - В поле Пароль укажите пароль для почтового адреса.
- Укажите Адрес SMTP-сервера и Порт — это необходимо для работы исходящей почты. Узнать эти данные можно в параметрах учетной записи почты.
- Чтобы включить шифрование с помощью протокола SSL, активируйте опцию Защищенное соединение (SSL).
- Настройте Подписи для отправляемых писем. Обязательно укажите Псевдоним: по нему вы сможете различать подписи в общем списке. Получатели письма увидят псевдоним вместо имени отправителя письма.
- Проверьте, что все работает: нажмите Отправить тестовое письмо.
-
Нажмите Сохранить. Почтовый адрес, который вы создали для очереди, заработает в течение часа после создания.
-
Включите отправку комментариев в виде писем из задачи:
- В настройках очереди выберите раздел Основные параметры.
- Нажмите Показать расширенные настройки и в блоке Отправка писем активируйте опцию Разрешить отправку писем наружу.
Совет
Чтобы сотрудники организации могли создавать задачи по почте, настройте для них доступ к очереди.
-
На панели слева нажмите
Очереди и выберите очередь. -
В правом верхнем углу нажмите
Настройки очереди. -
Выберите Почтовые ящики.
-
Проверьте, настроен ли у вашей организации в Яндекс 360 для бизнеса почтовый домен. Если нет, нажмите Подключить домен — откроется Яндекс 360 для бизнеса, и вы сможете создать домен. Если у вас уже настроен почтовый домен в другом сервисе, вы можете создать для него поддомен и подключить в Яндекс 360 для бизнеса.
-
Нажмите Настроить почту.
-
Настройте почтовый ящик для получения и отправки писем:
- В поле Почта укажите новый почтовый адрес, который будет использоваться только для очереди.
- Если требуется обрабатывать письма не только от сотрудников организации, но и от внешних пользователей, активируйте настройку Принимать письма не только от сотрудников организации.
-
Укажите параметры, с которыми должны создаваться задачи очереди: тип задачи и компоненты.
-
Настройте подписи для отправляемых писем. Обязательно укажите Псевдоним — по нему вы сможете различать подписи в общем списке. Получатели письма увидят псевдоним вместо имени отправителя письма. Проверьте, что все работает: отправьте тестовое письмо.
-
Нажмите Создать. Почтовый адрес, который вы создали для очереди, заработает в течение часа после создания.
Совет
Чтобы сотрудники организации могли создавать задачи по почте, настройте для них доступ к очереди.