Почта
В Tracker можно создавать задачи из писем, отправленных на почтовый адрес очереди и вести переписку с внешними пользователями со страницы задачи. Например, это полезно, чтобы регистрировать обращения пользователей в службу поддержки.
Чтобы настроить интеграцию с почтой:
-
Добавьте для очереди почтовый адрес. Вы можете добавить несколько адресов, чтобы создавать задачи разных типов или с разными компонентами.
Важно
Настроить почтовый адрес очереди можно, только если к вашей организации в Яндекс 360 для бизнеса подключен почтовый домен. Если у вас уже настроен почтовый домен в другом сервисе, вы можете создать для него поддомен и подключить в Яндекс 360 для бизнеса.
По умолчанию настраивать очередь может только ее владелец.
Добавить почтовый адрес
Чтобы добавить почтовый адрес для очереди:
-
Откройте страницу очереди.
-
Слева от имени очереди выберите
→ Администрирование.
-
Перейдите на вкладку Почтовые ящики.
-
Нажмите кнопку Добавить адрес.
Если добавление адреса очереди недоступно, значит у вашей организации нет домена. Домен нужен для создания почтовых ящиков и рассылок, в том числе чтобы создать адрес очереди. Домен можно бесплатно подключить в Яндекс 360 для бизнеса. -
В поле Электронная почта укажите адрес, который будет закреплен за очередью.
-
Выберите тип подписи для писем, отправленных со страницы задачи:
- Стандартная — чтобы подставлять имя и фамилию отправителя письма.
- Расширенная — чтобы скрыть имя отправителя письма и подставить один или несколько псевдонимов.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Важно
Почтовый адрес, который вы создали для очереди, заработает в течение часа после создания.
Примечание
Почтовый адрес очереди используется только для создания задач, комментариев и в качестве обратного адреса при отправке писем внешним пользователям. В него нельзя войти как в обычный почтовый ящик, просмотреть или отправить письма.
Настроить создание задач по почте
Из писем, которые приходят на адрес очереди, создаются задачи. Вы можете настроить параметры создания задач:
-
Перейдите в настройки очереди на вкладку Почтовые ящики.
-
Наведите указатель на нужный ящик и нажмите значок
-
В разделе Создание задач через почту настройте параметры:
- Выберите тип для задач, которые будут создаваться из писем.
- Если нужно добавлять к задачам компоненты, укажите их в поле Компоненты.
- Чтобы внешние пользователи могли создавать задачи по почте, включите опцию Принимать письма с внешних ящиков.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Примечание
Чтобы сотрудники организации могли создавать задачи по почте, настройте для них доступ к очереди.
Изменить настройки почтового адреса
Чтобы изменить настройки почтового адреса очереди:
-
Перейдите в настройки очереди на вкладку Почтовые ящики.
-
Наведите указатель на нужный ящик и нажмите значок
-
Внесите изменения и нажмите кнопку Сохранить.
Псевдонимы
Псевдоним — это имя, которое подставляется вместо настоящего имени автора при отправке письма внешнему пользователю. Например, если в качестве псевдонима указать название вашей организации, переписка с клиентами будет вестись от имени организации, а не конкретных сотрудников.
Для каждого почтового адреса можно настроить несколько псевдонимов.
Добавить псевдоним
-
Откройте настройки почтового адреса очереди или создайте новый адрес.
-
В разделе Тип подписи укажите Расширенная.
-
Нажмите кнопку Добавить псевдоним и подпись.
-
Укажите псевдоним. Вы можете задать одно или несколько слов, а также символы и цифры.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Несколько псевдонимов
Вы можете добавить несколько псевдонимов и почтовых адресов для разных ситуаций. Чтобы случайно не перепутать псевдоним при общении с внешним пользователем:
-
Перейдите в настройки очереди на вкладку Почтовые ящики.
-
Включите опцию Сохранять псевдоним для задачи.
Теперь Tracker будет в первую очередь предлагать вам тот псевдоним, который уже использовался для общения с пользователем в этой задаче.
Разрешить отправку писем внешним пользователям
Чтобы со страницы задачи можно было отправлять письма на почтовые адреса внешних пользователей, включите эту функцию в настройках очереди:
-
Откройте страницу очереди.
-
Слева от имени очереди выберите
→ Администрирование.
-
На вкладке Основные параметры нажмите кнопку Показать расширенные настройки.
-
Включите опцию Разрешить отправку писем наружу.