О чем эта история

Образовательная платформа SkillFactory — лидер в сегменте обучения работе с данными. Мощную экспансию на рынке EdTech компания начала два года назад и за это время многократно увеличила штат. Требовался инструмент для синхронизации бизнес-задач и сотрудников.

Быстрое масштабирование и синхронизация всех процессов в компании стали возможными благодаря Yandex Tracker.

Задача компании

SkillFactory — EdTech-группа образовательных компаний, сфокусированная на обучении Data Science, аналитике данных, программированию, дизайну и менеджменту.

Обучать аналитике данных в SkillFactory начали в 2016 году, тогда это была школа ИТ‑профессий, и за 4 года здесь получили образование более 20 тысяч студентов, а компания прочно закрепилась в EdTech-рейтингах РБК.

К 2020 году SkillFactory стала лидером в сегменте обучения работе с данными, и образовательная экспертиза позволила расширить область дисциплин. В 2021 году школа SkillFactory стала EdTech-группой, объединив в себе 4 компании, сохранив при этом ИТ‑ядро специализаций и начав сотрудничество с вузами. Сегодня, в 2021 году, студенты могут выбирать из 80 образовательных программ в сфере менеджмента, дизайна, аналитики данных и программирования.

За два года EdTech-компания увеличила штат с 20 до 350 сотрудников. Все они работают удаленно, офиса у платформы нет. К работе над курсами привлекаются разные школы и эксперты, которых сегодня уже 800, и их количество с каждым днем растет.

Распределенная команда и много разных задач в компании, которые связаны между собой, привели к потребности в единой точке входа для координации процессов.

С самого начала компания работала в Яндекс.Почте. Дружелюбная и интуитивно понятная сервисная экосистема компании не вызывала лишних вопросов в использовании, надежность не вызывала нареканий. Поэтому решили посмотреть и другие сервисы Яндекса. Для организации работы идеально подходил Yandex Tracker — как по бюджету, так и по возможностям. Привлекла скорость внедрения этого инструмента в бизнес-процессы компании, возможность связывать задачи и простая интеграция с внешними сервисами. В январе 2019 года, всего за месяц, в Tracker переехал весь документооборот.

Какие инструменты Tracker используют и как они интегрируются с внешними сервисами

Перенос бизнес-процессов SkillFactory в Tracker происходит по частям. За это в компании отвечают два человека: один — за менеджмент процессов, другой — за техническую реализацию. Все процессы разбиты по шагам, у каждого есть SLA, шаги собираются в графики и попадают в дашборд Metabase.

В работе используется практически весь инструментарий Tracker — канбан-доски, дашборды, триггеры, автодействия.

Переписка в почте с подрядчиками ведется редко, в основном все коммуникации проходят через Tracker и Telegram.

Люди внутри компании делятся на два типа: одни читают почту, другие смотрят в дашборд. Почту используют все реже и в основном для интеграций, а дашборды используют в качестве рабочего места для сотрудника.

Поэтому стараются делать их понятными и настраивать процессы так, чтобы любой человек, которому важно знать статус и понять, над чем работать, мог зайти в Tracker и узнать все без лишних вопросов. Больше всего времени в Tracker проводит операционный блок.

Дашборд со статистикой очереди задач по поиску экспертов

При помощи форм решается 95% задач. У форм есть параметры, к ним настраиваются триггеры и автодействия.

Через специальную форму, например, любой сотрудник в компании может создать тикет о системной проблеме. Форму ищут на Вики или через вопросы боту — Подруге Вики — в Slack.

Чтобы к решению системной проблемы подключились нужные люди, в Slack создается уведомление о новом тикете. Это удобно, потому что зачастую не всегда понятно, к кому в компании обратиться за решением. А в Slack можно тегнуть всех, каждый посмотрит, и ответственный отпишется. Работа в Slack частично интегрирована с Tracker — для уведомлений о создании некоторых задач в определенные Slack-каналы.

Пример. Поиск и ведение сотрудника: от вакансии до выдачи доступов

Как устроен классический процесс работы с Tracker? Разберем на примере HR-процесса, где применяются как внешние инструменты, так и возможности Tracker.

1. Планирование и бюджетирование позиций

Все начинается с заявки на поиск.

Далее через Tracker идет согласование с руководителем и отслеживание того, что происходит с вакансией.

2. Поиск человека

Процесс поиска ведется через Hunt Flow. Оффер кандидату выставляется через Tracker. Предложение о работе выглядит как шаблон, куда нужно добавить финальную сумму зарплаты. Ссылка с Предложением уходит кандидату на почту. И если он его принимает, то должен заполнить анкету, созданную в Yandex Forms.

Как только кандидат нажал кнопку «отправить» в Forms, команде кадров приходит задача на прием. В задаче собраны все данные человека, его документы и дата выхода на работу. Задача на прием автоматически связывается с тикетом вакансии. Тикет вакансии при этом автоматически закрывается.

3. Выдача доступов

К дате выхода сотрудника привязано еще несколько процессов — выдача доступов и ЭЦП. Поскольку в компании электронный документооборот, тикет на выпуск ЭЦП автоматически отправляет письмо подрядчику о том, что нужно выставить счет. И дальше уже трекается оплата и необходимость в помощи с получением ЭЦП сотрудником.

4. Оформление

К моменту выхода сотрудника активируется тикет, благодаря которому отслеживается выдача доступа к рабочим сервисам.

5. Выведение нового сотрудника на работу: адаптация

После этих операций активируется процесс адаптации, во время которого сотруднику проводят онбординг. На этом этапе призывается руководитель и отмечает в чек-листе пройденные этапы онбординга.

Робот периодически напоминает провести плановые встречи во время испытательного срока.

Сейчас при помощи Tracker отстраиваются запуски курсов и верхнеуровневые процессы: анализируется, сколько времени занимает выполнение задач, этапы согласования. Эти данные помогают понять, как двигаться в сторону большей эффективности и выстраивать бизнес-процессы.

Все процессы SkillFactory проходят через Tracker

Основная цель интеграции Tracker в компанию была достигнута. Быстрое масштабирование стало возможным только благодаря этому инструменту.

Сегодня через Tracker проходят:

  • Документооборот: 15 тысяч задач прошло через Tracker на сегодняшний день.
  • HR: ведение сотрудника от вакансии до выдачи прав.
  • Постановка целей: ОКR для сотрудников.
  • Производство учебного модуля.
  • Кадровые задачи. Справки, отпуска и дни рождения.
  • Юридическое сопровождение.
  • База данных экспертов и обратная связь от них.
  • Мониторинг процессов для подготовки аналитики по проектам.

Есть похожая задача?

Напишите нам

И мы оперативно расскажем о возможностях Yandex.Cloud для вашего бизнеса или подберём партнёра, который полностью реализует ваш ИТ-проект.

Связаться со специалистом Yandex.Cloud
Как к вам обращаться?
Телефон
Email
Компания
Частное лицо
Должность
Размер компании
Индустрия
Какую задачу вы хотели бы решить? (Опционально)

Партнёры, которые могут помочь