Мы уже рассказывали, как работает и кому подойдёт гибкое управление проектами (Agile). Теперь давайте посмотрим, как в бизнесе применяют Scrum и Kanban, и что может предложить Yandex Tracker, чтобы повысить эффективность команд разработки.
Scrum и Kanban относят к наиболее ярким представителям Agile‑подхода. Оба подхода итеративные и гибкие, способны принести пользу команде разработки.
Scrum — это фреймворк, в основе которого лежат короткие итерации длительностью 2–3 недели, их называют «спринты». Перед началом каждого спринта команда формирует список задач, которые должны быть выполнены к концу периода. Каждый раз по завершении спринта команда проводит Sprint Retrospective — анализирует ситуацию для повышения эффективности и в том числе решает, нужно ли включать незавершённые задачи в следующий спринт. В процессе работы над задачами спринта команда постоянно синхронизируется на ежедневных встречах, на которых фиксируют текущий статус в виде ответов каждого участника.
Scrum‑фреймворк изобрели Кен Швабер и Джефф Сазерленд, которые подсмотрели за работой американских военных и пришли к выводу, что основа успеха заключается в качественном командном взаимодействии. Сам термин позаимствован у регбистов и в переводе с английского означает «схватка». Кстати, пусть Scrum зародился в мире разработки ПО, сейчас используется в разных сферах бизнеса. Например, с помощью фреймворка повышают эффективность работы промышленного производства, чаще применяя прототипирование модулей, синхронизируя работу подразделений и стараясь получать обратную связь по каждой произведённой партии продукции.
Чаще всего оценка задач в Scrum происходит в часах. Но иногда используются Story Points (SP), которые отражают сложность работы. Спринт формируется исходя из оценки всех задач. К концу периода становится ясно, сколько часов на самом деле отработала команда или сколько SP она выполнила. Объём работы, которую команда может выполнить за спринт, получил название Velocity.
Kanban — способ управления процессом, который предполагает визуализацию цели, задач и прогресса. Kanban имеет большой набор инструментов. Один из этих инструментов — вытягивающая система задач канбан, которую часто визуализируют с помощью карточек. Рабочие задачи представлены карточками на Kanban‑доске и по мере выполнения перемещаются от одной стадии рабочего процесса к другой. Рабочий процесс получается непрерывным, но при этом у команды есть определённая свобода действий и возможность менять приоритеты в зависимости от изменения ситуации.
В основу Kanban легли принципы работы, сформированные ещё в 60-х годах Тайити Оно, инженером компании Toyota, а современное название метод получил в 2006–2008 годах в Microsoft и Corbis. На японском языке слово «kanban» переводится как «карточка», «табличка». Система карточек помогала отслеживать производственный цикл — любая запчасть для автомобиля изготавливалась точно в тот момент, когда в ней была необходимость. Сегодня Kanban используется в проектном и производственном управлении, на нём строятся подходы к организации процессов операционной работы бизнеса. Метод продолжает развиваться благодаря большому интересу сообщества разработчиков.
В Kanban оценка опциональна, команда сама решает, нужно ли ей это. В качестве метрики скорости используется Throughput — количество задач, которое может выполнять команда за единицу времени (день, неделя, месяц). Также контролируются время выполнения (Lead time), время цикла (Cycle time), незавершённая работа (WIP).
Lead time и Cycle time похожи, но отличаются по смыслу. Lead time — полное время от начала выполнения задачи до завершения работы над ней. Считается следующим образом:
Lead time задачи = время выполнения задачи — время начала работы над задачей
Cycle time — время, которое не учитывает простои в выполнении работы (waste time), высчитываемые отдельно.
Может показаться, что Kanban и Scrum несовместимы между собой, однако это не так. Инструменты каждого из подходов можно использовать в другом, чтобы повысить эффективность работы. Сотни команд так и поступили, построив гибридные модели с учётом особенностей Scrum и Kanban.
Scrum больше подходит для команд, в которых нужно договариваться и быстро решать задачи, чтобы выпустить новый продукт раньше остальных. Внедрять Scrum не имеет смысла, если над продуктом работают один‑два человека. Это усложнит процесс, так как два человека отлично договорятся между собой и без лишних процессов. Идеальные условия для реализации формируются, когда в команде не более 7–8 человек.
Для больших и сложных проектов координация будет трудной задачей. Поэтому организацию между командами выносят на более высокий уровень, тем самым расширяя подход и делая его масштабируемым. Существует несколько подходов к масштабированию Scrum для больших команд, самые известные: Scrum of Scrums, LeSS, Nexus, SAFe. В их основе также применяется Agile‑подход и Scrum на уровне управления командами.
В чисто операционной деятельности Scrum‑фреймворк тоже не всегда эффективен. Его философия предполагает поиск новых путей решения проблемы, эксперименты и терпимость к ошибкам. Это сложно применить, например, к операторам колл‑центра, которые используют скрипт, а также жёстко зафиксированную маршрутизацию запроса клиента, обратившегося за помощью.
Но сам скрипт и руководство по работе с клиентами можно проанализировать, а также провести несколько экспериментов и тестов. И группа, которая будет заниматься улучшением скрипта, может действовать по Scrum.
Scrum активно используется разработчиками мобильных приложений. Например, команда создаёт бэклог (упорядоченный по степени важности список изменений) продукта, формирует план и бэклог спринта, после чего начинает работать над спринтом.
На скриншоте выше видно, что у команды есть:
Кроме того, есть фильтр по исполнителям, диаграмма сгорания, с помощью которой можно определить ориентировочный срок завершения проекта, а также несколько других фильтров, которые позволяют эффективно управлять командой.
Удобно, что сами разработчики и тимлид видят, как идёт процесс, что нужно сделать в рамках спринта и чему нужно уделить внимание прямо сейчас. Наглядность, прозрачность и возможность быстро заметить возникшие сложности позволяют эффективно «выкатывать» обновления для продукта. Обратите внимание, что у некоторых задач есть теги — это позволяет быстро находить задачи по конкретному направлению разработки.
О том, как можно использовать Scrum и управлять спринтами в сервисе Yandex Tracker, рассказал руководитель цифровой лаборатории «Алроса ИТ» Алексей Волков. Полностью его выступление можно посмотреть здесь:
В этой статье мы расскажем:
Как заметил Алексей, в Yandex Tracker удобно использовать бэклог, в котором задачи группируются по эпикам. Так проще понять, над чем работает команда, сколько задач осталось и в каких спринтах запланирована работа над ними.
Ещё одно преимущество для руководителя — это прозрачность предлагаемых сервисом инструментов. Благодаря группировке задач на Scrum‑board или в бэклоге по исполнителям, легко контролировать, кто работает и над какими задачами, а также когда он их выполнит. Инструмент позволяет эффективно организовать поток задач, отслеживать их реализацию и статус на удобном дашборде.
Использование интегрированных в Yandex Tracker Agile‑методов повысило прозрачность работы и коммуникации, а также операционную эффективность. Кроме того, у команды «Алроса ИТ» появился удобный инструмент для работы с внешними подрядчиками.
Протестируйте сервис для совместной работы и организации процессов в компании бесплатно. Мы расскажем, как мигрировать самостоятельно, или поможем подобрать партнёра, который сделает все под ключ.
Kanban работает даже если команда состоит из одного человека — ему всегда видно, что находится в работе, какие задачи заблокированы, в какой они стадии завершённости, что требует внимания прямо сейчас. Если вспомнить пример с колл‑центром, то Kanban после обработки статистики клиентских запросов поможет увидеть типы запросов, которые чаще всего вызывают затруднения у операторов, узкие места, препятствующие бесперебойной обработке потока звонков.
В крупных компаниях этот подход тоже работает. Правда, потребуется масштабирование и создание иерархии Kanban‑досок от общего стратегического уровня до локального тактического. А для синхронизации всех команд будут нужны встречи горизонтального и вертикального уровней.
Рассмотрим пример применения метода для промышленной компании. Допустим, подразделение создаёт новые материалы и оборудование, занимается строительством производственных площадок. Задачи и идеи по улучшению распланированы на несколько лет вперёд. Но скорость реализации проектов невелика, что не устраивает руководство. В рамках Kanban‑метода можно ввести ограничение на количество одновременных проектов. Тогда новые проекты будут находиться в бэклоге, пока не закончатся какие‑то из тех, что уже в работе. В таких условиях становится проще оценить статусы проектов и можно быстрее принимать решения по текущим вопросам, чтобы уменьшить количество блокеров и ускорить выполнение каждого проекта в отдельности.
Kanban отлично подходит и для выстраивания процессов контент‑маркетинга. Большинство таких процессов начинаются с редакционного календаря: генерация идей, которые распределяются по календарной сетке менеджерами по контент‑маркетингу. Идеи попадают на проработку к SEO‑специалисту, потом к контент‑мейкеру, редактору, дизайнеру‑оформителю и так далее. Инструменты Kanban позволяют добиться эффективного взаимодействия разных отделов, чтобы контент генерировался, оформлялся и публиковался непрерывно.
В операционных процессах Kanban тоже будет полезен — он даст прозрачность, позволит наладить эффективное взаимодействие между командами, найти баланс между сроками выполнения задач и необходимыми для этого ресурсами.
Для руководителя удобно, что новые задачи сразу появляются на доске, ничего не теряется и видны все этапы работы. Фильтры и поиск позволяют искать задачи по исполнителю, контролировать объём задач на отдельных этапах.
Yandex Tracker позволяет организовать любую работу, будь то разработка приложения, выстраивание HR‑процессов, организация рекламной кампании или документооборота. Yandex Tracker одинаково удобен для работы по Scrum или Kanban, с его помощью можно построить свою модель, взяв нужные инструменты от разных подходов.
В сервисе реализованы инструменты и подходы Agile‑разработки: спринты и эпики, доски задач, диаграмма сгорания задач, покер планирования. Когда появляется большая задача, команда декомпозирует её и выполняет в одной очереди — общем пространстве задач Yandex Tracker, в котором работает эта группа сотрудников.
В зависимости от этапа разработки, каждая задача передвигается по статусам, начиная от «В работе» и заканчивая «Ждёт релиза». Наличие очередей и возможность настройки статусов задач позволяют в любой момент увидеть описание задачи и знать, в каком статусе работа по задаче.
Работа с досками задач в Yandex Tracker похожа на работу с обычными досками со стикерами. Используйте доски разных типов для планирования и отслеживания работы по гибким методологиям:
Шаблон очереди с простым воркфлоу подойдет для первого знакомства с возможностями Yandex Tracker. При выборе этого шаблона автоматически создается простая доска задач. Воркфлоу включает один тип задач: «Задача».
Если вы используете Scrum, выбирайте уже готовый шаблон в Yandex Tracker. При выборе этого шаблона автоматически создается доска задач, на которой можно собирать и приоритизировать задачи в бэклоге, планировать работу по спринтам, оценивать задачи в покере планирования и следить за сходимостью спринтов на диаграмме сгорания.
Если вы используете Kanban, для вас тоже уже создан готовый шаблон в Yandex Tracker. Для предпочитающих Kanban есть виртуальный аналог классической доски. Все новые задачи, созданные на этой доске, автоматически попадают в бэклог.
О том, как настроить Yandex Tracker всего за час, подробно рассказали в этом видео:
С Yandex Tracker легко управлять любым проектом: разработать приложение, организовать рекламную кампанию, настроить согласование договоров с внешними заказчиками или документооборот внутри компании, принимать обращения от клиентов. Только в Яндексе с помощью Tracker ежедневно создают более 80 тысяч задач.
Сервисом пользуется более 18 000 организаций, среди которых сотрудники «Технониколь», SkillFactory, «Кухни на районе», «Алроса ИТ», 12 Storeez и других. Потому что Tracker — это не просто сервис для постановки задач, это цифровая среда, в которой специалисты могут достигать своих целей за счёт прозрачности и автоматизации процессов. Попробуйте и вы!